В 1961 году несколько государств подписали Конвенцию об отмене требований легализации. 31 мая 1992 года для Российской Федерации вступила в силу Гаагская конвенция от 5 октября 1961 года, которая отменяет требование легализации официальных документов, в том числе и актов гражданского состояния для государств, подписавших эту конвенцию. Главное требование, которое предъявляется к документам, исходящим из стран-участниц Гаагской Конвенции, — проставление на них апостиля, штампа определённого образца, который удостоверяет подлинность документа. Страны-участницы Гаагской Конвенции принимают направленные из Российской Федерации официальные документы с апостилем.

Правом проставления апостиля наделены только уполномоченные органы страны, в которой создан документ. Комитетом ЗАГС и ООДМС Новгородской области проставляется апостиль на гербовых свидетельствах и справках, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния, выданных органами ЗАГС Новгородской области.

Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа, который в письменной форме заявляет о необходимости проставления апостиля. Одновременно с подачей заявления должен быть предъявлен документ, удостоверяющий личность заявителя.

За проставление апостиля взимается государственная пошлина в размере 2500 рублей за один документ.