Cкачать: ms-word

Администрация Шимского

муниципального района

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 23.09.2024 № 1169

р.п. Шимск

О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в

Администрации Шимского муниципального района

В целях совершенствования организации работы с документами в Администрации Шимского муниципального района и обеспечения их сохранности, Администрация Шимского муниципального района ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Шимского муниципального района, утвержденную постановлением Администрации Шимского муниципального района от 06.06.2018 № 658:

1.1. Пункт 1.4. добавить абзацами следующего содержания:

«В целях автоматизации делопроизводства в Администрации муниципального района применяется система электронного документооборота органов исполнительной власти Новгородской области (далее СЭД ОИВ Новгородской области).

Документооборот между органами исполнительной власти Новгородской области и Администрацией муниципального района осуществляется в СЭД ОИВ Новгородской области. Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами, Инструкцией по делопроизводству установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе.

При передаче, электронные документы заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее ЭП) должностного лица — автора документа. Электронная копия документа может быть заверена ЭП должностного лица, зарегистрировавшего документ в СЭД ОИВ Новгородской области.

Ответственность за неправомерное подписание электронного документа ЭП несет владелец ключа ЭП.

Получение по СЭД ОИВ Новгородской области электронного документа, подписанного ЭП или созданного в виде электронной копии документа, является достаточным условием, позволяющим установить авторство документа и принять электронный документ к рассмотрению и исполнению.

Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, подписание (визирование), постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в электронной регистрационной карточке (далее РК) документа в СЭД ОИВ Новгородской области. При этом к РК должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов — формат pdf или tif, для текстовых документов — doc, docx)».

1.2. В абзаце втором пункта 3.3.18. после слова «Виза…» добавить словами «, оформленная на бумажном носителе,».

1.3. Абзац второй пункта 3.3.18. дополнить следующим содержанием «В регистрационной карточке проекта документа (далее РКПД) виза проставляется в поле «визы/подписи».

1.4. Абзац пятый пункта 3.3.18. дополнить словами «или прикрепляются к РКПД».

1.5 Пункт 3.3. добавить абзацем следующего содержания:

«3.3.25. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.».

1.6. Пункт 3.4.1. Добавить абзацем следующего содержания:

«Работа с проектами правовых актов (создание РКПД, направление на согласование (экспертизу), направление в Управление делами Администрации муниципального района) осуществляется в СЭД ОИВ Новгородской области, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними правовыми актами, Инструкцией по делопроизводству установлено требование о необходимости составления документа на бумажном носителе.».

1.7. В абзаце 16 пункте 3.4.1.3. слова «визы согласования проекта документа – оформляются в соответствии с пунктом 3.3.19 Инструкции по делопроизводству, проставляются на листе согласования (приложение № 8), который прилагается к проекту правового акта и составляет его неотъемлемую часть.» заменить словами «визы согласования проекта документа оформляются через СЭД ОИВ Новгородской области, за исключением случаев согласования проекта на бумажном носителе, которые оформляются в соответствии с приложением № 8 к Инструкции по делопроизводству и прилагаются к проекту правового акта, составляя его неотъемлемую часть».

1.8. Абзац второй пункта 3.4.1.10. изложить в редакции «Проекты правового акта согласовываются в СЭД ОИВ Новгородской области или на бумажном носителе.».

1.9. Пункт 3.4.1.10 дополнить абзацами следующего содержания:

«На бумажном носителе подлежат согласованию проекты правовых актов:

содержащих информацию ограниченного распространения с грифом «Для служебного пользования»;

по кадровым вопросам, по личному составу, по денежным выплатам, по вопросам проведения служебных и иных проверок с последующей регистрацией в СЭД ОИВ Новгородской области.

Согласование (визирование) проекта правового акта осуществляется в течение 2 рабочих дней со дня, следующего за днем направления проекта правового акта.».

1.10. В пункте 3.4.1.12 слово «трех» заменить на «двух».

1.11. Пункты 3.4.1.13.-3.4.1.14. изложить в редакции:

«3.4.1.13. Ответственность за качество разработки проекта правового акта, учет замечаний, соблюдения порядка согласования несет исполнитель.

3.4.1.14. Согласованный (одобренный) проект правового акта направляется в управление Делами Администрации муниципального района для проставления отметки о контроле, осуществления лингвистической проработки, набор на соответствующий бланк проектов правовых актов.».

1.12. Пункт 3.4.1.16. изложить в редакции «3.4.1.16.Специалист управления Делами Администрации муниципального района создает последнюю версию проекта правового акта в РКПД, отправляет его подписание Главе муниципального района или заместителю Главы администрации муниципального района в соответствии с распределением обязанностей, после подписания проекта правового акта осуществляет его регистрацию.».

2. Опубликовать настоящее постановление на официальном сайте Администрации муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (шимский.рф).

3. Настоящее постановление вступает в силу с 15 ноября 2024 года.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.

Первый заместитель

Главы администрации С.А. Миронович