Администрация Шимского

муниципального района

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 07.11.2023 № 268-рг

р.п. Шимск

Об утверждении Положения об архиве Администрации Шимского

муниципального района

В соответствии с частью 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42
«Об утверждении примерного положения об архиве организации» в целях обеспечения сохранности документов в Администрации Шимского муниципального района:

1. Утвердить прилагаемое Положение об архиве Администрации Шимского муниципального района.

2. Разместить настоящее распоряжение на официальном сайте Администрации муниципального района в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Глава

муниципального района А.Ю. Шишкин

Утверждено распоряжением Администрации муниципального района от 07.11.2023 № 268-рг_ __

 

Положение об архиве Администрации

Шимского муниципального района

I. Общие положения

1.1. Положение об архиве Администрации Шимского муниципального района (далее – Положение) разработано на основании Примерного положения об архиве организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 42.

1.2. Архив Администрации Шимского муниципального района (далее –Архив Администрации) создается с целью хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Администрации Шимского муниципального района (далее Администрация) и Совета депутатов Шимского городского поселения (далее – Совет депутатов поселения), а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в муниципальный архив Шимского муниципального района (далее – муниципальный архив), источником комплектования которого выступает Администрация.

1.3. Администрация разрабатывает Положение, которое подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти Новгородской области в сфере архивного дела (далее – ЭПК) на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве Администрации.

После согласования Положение утверждается Главой муниципального района.

1.4. Архив Администрации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации, Новгородской области в сфере архивного дела и делопроизводства, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, локальными нормативными актами.

II. Состав документов Архива Администрации

Архив Администрации хранит:

2.1. Документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Администрации и Совета депутатов поселения.

2.2. Документы постоянного хранения и документы по личному составу фондов организаций — предшественников Администрации.

2.3. Справочно-поисковые средства к документам и учетные документы Архива Администрации. 

III. Задачи Архива Администрации

К задачам Архива Администрации относятся:

3.1. Организация хранения документов, состав которых предусмотрен главой II Положения.

3.2.Комплектование Архива Администрации документами, образовавшимися в деятельности Администрации и Совета депутатов поселения.

3.3. Учет документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

3.4. Использование документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

3.5. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

3.6. Методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях Администрации и своевременной передачей их в Архив Администрации. 

IV. Функции Архива Администрации

Архив Администрации осуществляет следующие функции:

4.1. Организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности структурных подразделений Администрации и Совета депутатов поселения в соответствии с утвержденным графиком.

4.2. Ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

4.3. Представляет в муниципальный архив учетные сведения об объеме и составе хранящихся в Архиве Администрации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

4.4. Систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в Архив Администрации, образовавшиеся в ходе осуществления деятельности Администрации и Совета депутатов поселения.

4.5. Осуществляет подготовку и представляет:

а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Администрации описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

б) на утверждение ЭПК описи дел постоянного хранения;

д) на утверждение Главе Администрации и председателю Совета депутатов поселения описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК.

4.6. Организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.

4.7. Организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Архиве Администрации, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

4.8. Проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в Архиве Администрации.

4.9. Организует информирование руководства и работников Администрации о составе и содержании документов Архива Администрации.

4.10. Информирует пользователей по вопросам местонахождения архивных документов.

4.11. Организует выдачу документов и дел во временное пользование.

4.12. Исполняет запросы пользователей, выдает архивные копии документов, архивные выписки и архивные справки.

4.13. Ведет учет использования документов Архива Администрации.

4.14. Осуществляет ведение справочно-поисковых средств к документам Архива Администрации.

4.15. Участвует в разработке документов организации по вопросам архивного дела и делопроизводства.

4.16. Оказывает методическую помощь:

а) службе делопроизводства Администрации и Совета депутатов поселения в составлении номенклатуры дел, формировании и оформлении дел;

б) структурным подразделениям и работникам Администрации в подготовке документов к передаче в Архив Администрации. 

V. Права Архива Администрации

Архив Администрации имеет право:

а) представлять руководству Администрации предложения по совершенствованию организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в Архиве Администрации;

б) запрашивать в структурных подразделениях Администрации сведения, необходимые для работы Архива Администрации;

в) давать рекомендации структурным подразделениям Администрации по вопросам, относящимся к компетенции Архива Администрации;

г) информировать структурные подразделения Администрации о необходимости передачи документов в Архив Администрации в соответствии с утвержденным графиком.

___________________________________________________________

Полная версия этого текста находится на странице http://archives.gov.ru/index.php?q=documents/position/primernoe-pologenie-arhiv-organization.shtml